Ausgangslage
Der Kunde operierte ein hochvolumiges B2B-Geschäft mit über 5.000 Bestellungen pro Monat. Die Auftragsabwicklung lief manuell über Excel-Exporte und manuelle Eingaben in das ERP-System.
Die Fehlerquote lag bei 15 %, was zu Retouren und Nacharbeit führte. IT und Einkauf berichteten von einem Engpass bei der Kapazitätsplanung. Manuelle Dubletten und verzögerte Bestätigungen belasteten die Kundenzufriedenheit.
Das Ziel war klar: Prozessstabilität erhöhen und manuelle Arbeitsschritte eliminieren. Die Geschäftsleitung forderte eine Lösung ohne teure ERP-Umstellung innerhalb von drei Monaten.
Umsetzung
Wir analysierten den bestehenden Prozess und identifizierten drei kritische Touchpoints für die Automatisierung.
- Bestellimport: Power Automate liest eingehende E-Mails und strukturiert die Daten aus PDFs und Excel-Dateien.
- ERP-Anbindung: Ein Custom Connector validiert Artikelnummern und Preise direkt im ERP-System.
- Statusrückmeldung: Automatisierte E-Mail-Versand mit Tracking-Link bei Auftragsbestätigung.
Die Implementierung erfolgte in zwei Sprints à vier Wochen. Wir nutzten Microsoft Power Automate in Kombination mit Azure Data Factory für die Datenvalidierung. Keine Änderung am ERP-System selbst war notwendig.
Ergebnis
Nach der Produktivsetzung zeigte der Prozess eine signifikante Verbesserung der Kennzahlen.
Die Fehlerquote sank von 15 % auf 6 %. Die manuelle Nacharbeit im Einkauf reduzierte sich um 20 Stunden pro Woche. Die Durchlaufzeit von der Bestellung bis zur Bestätigung verkürzte sich von 24 Stunden auf 14 Stunden.
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Fehlerquote | 15 % | 6 % |
| Durchlaufzeit | 24 h | 14 h |
| Manuelle Arbeit | 40 h/Woche | 20 h/Woche |
Die Investition amortisierte sich innerhalb des zweiten Quartals nach Go-Live.
Learnings
Der Erfolg basierte auf einer engen Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilung. Datenqualität ist der entscheidende Faktor für RPA-Projekte.
- Klare Schnittstellen definieren, bevor der Bot gebaut wird.
- Fehlerbehandlung im Workflow priorisieren, nicht nur den Happy Path.
- Kleine Pilotprojekte vor der Vollautomatisierung starten.
Die Lösung ist skalierbar und wurde bereits auf zwei weitere Produktkategorien ausgedehnt.
Ergebnisse
- -60 % – Reduktion der Auftragsfehler
- -42 % – Kürzere Durchlaufzeit
- 20 h – Eingesparte manuelle Arbeitszeit pro Woche