Ausgangslage

Der Kunde, ein wachsendes Fintech-Unternehmen mit 85 Mitarbeitern in New York, litt unter einem fragmentierten SaaS-Ökosystem. Über drei Jahre waren 42 verschiedene Tools für CRM, Projektmanagement, Kommunikation und Datenanalyse hinzugekommen.

Schmerzpunkte:

  • Intransparente Kosten: Keine zentrale Übersicht über Abonnements und Nutzerlizenzen.
  • Redundanz: Drei verschiedene Tools für das Projektmanagement, zwei für die E-Mail-Marketing-Automation.
  • Compliance-Risiko: Fehlende Datenkonsolidierung erschwerte die DSGVO- und SOC 2-Compliance.
  • Onboarding-Hürden: Neue Mitarbeiter benötigten bis zu 5 Tage, um sich in alle Tools einzuarbeiten.

Umsetzung

Innerhalb von 12 Wochen führten wir eine strukturierte SaaS-Audits und Konsolidierungsstrategie durch. Der Fokus lag auf der Reduktion der Tool-Anzahl und der Schaffung einer einheitlichen Datenquelle.

Durchgeführte Maßnahmen:

  1. Audit & Mapping: Identifikation aller 42 SaaS-Tools und Zuordnung der tatsächlichen Nutzungsrate.
  2. Kategorisierung: Gruppierung in ‘Must-Have’, ‘Nice-to-Have’ und ‘Redundant’.
  3. Plattform-Wechsel: Migration der Projektmanagement-Tools auf Microsoft 365 (Teams & Planner) und des CRM auf Salesforce.
  4. Integrationslayer: Aufbau von API-Verbindungen zwischen CRM, Accounting (QuickBooks) und BI-Tools (Power BI).
  5. Governance-Etablierung: Einführung eines SaaS-Request-Prozesses und quartalsweiser Kosten-Reviews.

Ergebnis

Die Konsolidierung führte zu einer drastischen Reduktion der Tool-Landschaft und einer signifikanten Senkung der monatlichen IT-Ausgaben. Die Prozesse wurden vereinheitlicht, was die Produktivität der Teams spürbar erhöhte.

Kernergebnisse:

  • Reduktion der Tools: Von 42 auf 14 zentrale Plattformen.
  • Kostenersparnis: 32 % der monatlichen SaaS-Ausgaben konnten eingespart werden.
  • Compliance: Vollständige Datenüberblick für SOC 2-Audits in 2 Wochen statt 3 Monaten.
  • Onboarding: Reduktion der Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter um 60 %.

Learnings

Das Projekt zeigte, dass SaaS-Konsolidierung nicht nur ein Kostenhebel, sondern ein strategischer Hebel für Compliance und Skalierbarkeit ist. Entscheidend war die frühzeitige Einbindung der Fachbereiche, um Akzeptanz für die neuen Standards zu sichern.

Wichtigste Erkenntnisse:

  • Nutzung vs. Lizenz: 40 % der Lizenzen waren bezahlt, aber nie aktiv genutzt.
  • Integration schlägt Ankauf: Bessere Integration bestehender Tools ist oft kosteneffizienter als der Kauf neuer, spezialisierter Lösungen.
  • Governance ist Pflicht: Ohne klare Richtlinien für den Kauf neuer Tools kehrt die Fragmentierung innerhalb von 6 Monaten zurück.

Ergebnisse

  • -32 % – Monatliche SaaS-Kosten
  • 42 auf 14 – Reduktion der eingesetzten Tools
  • -60 % – Onboarding-Zeit für neue Mitarbeiter
  • 12 Wochen – Gesamtdauer der Umsetzung

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