Ausgangslage

Der Kunde war ein spezialisierter Food-Distributor mit Sitz in Chicago, der über drei zentrale Kanäle verkaufte: Amazon, Walmart Marketplace und den eigenen Shopify-Shop. Trotz guter Nachfrage litt das Unternehmen unter einem manuellen, fehleranfälligen Bestandsmanagement. Die Inventory-Abgleiche erfolgten stündlich über CSV-Exports, was zu erheblichen Latenzen führte.

Die Hauptproblematik war die Überschreitung des Lagerbestands (Overselling). Wenn ein Artikel auf Amazon ausverkauft war, war er oft noch auf dem eigenen Shop verfügbar. Dies führte zu Stornierungen, negativen Bewertungen und hohen Support-Aufwänden. Zudem fehlte eine zentrale Sicht auf die Lagerbestände in Echtzeit, was die Bestellprognose erschwerte.

Umsetzung

Wir implementierten eine zentrale Multi-Channel-Management-Lösung, die alle drei Kanäle über APIs direkt mit dem ERP-System des Kunden verknüpfte. Der Fokus lag auf der Echtzeit-Synchronisation von Beständen und Preisen.

  • API-Verbindung: Einrichtung robuster Webhook-Verbindungen zu Amazon SP-API, Walmart API und Shopify Admin API.
  • Zentrale Inventory-Engine: Entwicklung einer Middleware, die Bestandsänderungen innerhalb von unter 5 Sekunden in alle Kanäle propagiert.
  • Regelwerk für Sicherheitsmengen: Konfiguration individueller Pufferbestände pro Kanal, um logistische Engpässe abzufedern.
  • Monitoring-Dashboard: Aufbau eines Dashboards in Power BI zur Visualisierung der Sync-Status und Fehlerquoten.

Die Implementierung erfolgte in drei Phasen über einen Zeitraum von 10 Wochen: Phase 1 (Analyse & API-Setup), Phase 2 (Middleware-Entwicklung & Testing), Phase 3 (Go-Live & Hypercare).

Ergebnis

Die neue Infrastruktur hat die operativen Prozesse des Distributors fundamental verbessert. Die manuellen CSV-Exports wurden vollständig eliminiert. Die Fulfillment-Rate stieg deutlich an, da Bestandsinkonsistenzen praktisch ausgeschlossen wurden.

  • Reduktion der Overselling-Fälle: Von durchschnittlich 120 pro Monat auf unter 5.
  • Steigerung der Umsatzkonversion: Durch zuverlässige Verfügbarkeit stieg die Conversion Rate im eigenen Shop um 14 %.
  • Zeitersparnis im Support: Der Aufwand für Bestandsanfragen im Kundenservice sank um 40 %.
  • Bestandsgenauigkeit: Eine Abweichungsquote von weniger als 0,1 % zwischen ERP und Marktplätzen wurde erreicht.

Learnings

Der Erfolg des Projekts lag in der robusten Fehlerbehandlung der API-Verbindungen. Bei Ausfällen eines Marktplatzes muss das System automatisch Retry-Mechanismen starten und den Status transparent melden. Zudem zeigte sich, dass Sicherheitspuffer pro Kanal sinnvoll sind, um unterschiedliche Logistikkapazitäten auszugleichen.

Eine zentrale Lektion war die Bedeutung der Datenqualität im ERP. Nur mit sauberen SKU-Zuordnungen und aktuellen Lagerstandorten konnte die Echtzeit-Sync-Funktion zuverlässig arbeiten. Die enge Zusammenarbeit zwischen IT und Operations war entscheidend, um die Geschäftslogik korrekt in die technische Lösung zu übersetzen.

Ergebnisse

  • -96 % – Reduktion der Overselling-Vorfälle
  • +14 % – Steigerung der Conversion Rate im eigenen Shop
  • < 5 s – Durchschnittliche Sync-Latenz
  • -40 % – Senkung des Support-Aufwands für Bestandsanfragen

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